1. Что такое журналы учета в кадровом делопроизводстве
Журналы учета - это внутренние учетные документы работодателя, которые фиксируют кадровые процессы, события и действия в хронологическом порядке.
Они выполняют три ключевые функции:
- подтверждение соблюдения трудового законодательства;
- систематизация кадровых данных;
- доказательная база при проверках (ГИТ, прокуратура, суд).
Согласно практике и требованиям Трудового кодекса РФ, кадровые документы делятся на:
- основные (договоры, приказы),
- локальные акты,
- журналы учета (контроль и регистрация)
2. Нормативная база (актуально на 2026 год)
Журналы учета прямо не всегда перечислены в ТК РФ, но их ведение вытекает из обязанностей работодателя:
- Трудовой кодекс РФ
- Приказ Минтруда № 320н (по трудовым книжкам)
- КоАП РФ (штрафы за отсутствие учета)
- требования по охране труда
Например:
- журнал учета трудовых книжек обязателен по приказу Минтруда № 320н
- журналы инструктажей - обязательны по охране труда
❗ Важно: отсутствие обязательных журналов может привести к штрафам до 50 000 руб.
3. Виды журналов учета в кадровом делопроизводстве
Журналы можно разделить на 3 основные группы.
3.1. Обязательные журналы учета
Это журналы, прямо вытекающие из законодательства.
1. Журналы по трудовым книжкам
- журнал учета движения трудовых книжек
- журнал учета бланков трудовых книжек
✦ Назначение: контроль движения документов строгой отчетности
✦ Обязательность: строго обязательны
2. Журналы по охране труда
- журнал вводного инструктажа
- журнал инструктажа на рабочем месте
- журнал регистрации несчастных случаев
- журнал учета выдачи СИЗ
✦ Назначение: безопасность работников
✦ Обязательность: обязательны для всех работодателей
3. Журнал учета проверок
✦ Обязателен при взаимодействии с надзорными органами
3.2. Обязательные «по практике» журналы (требуются при проверках)
Они не всегда прямо указаны в законе, но фактически обязательны, так как подтверждают кадровые процедуры:
- журнал регистрации трудовых договоров
- журнал регистрации приказов по личному составу
- журнал ознакомления с локальными актами
- журнал учета отпусков
- журнал учета рабочего времени (или табели)
✦ Эти журналы подтверждают:
- прием и увольнение работников
- соблюдение прав работников
- выполнение обязанностей работодателя
3.3. Дополнительные (необязательные) журналы
Вводятся по решению работодателя:
- журнал учета командировок
- журнал выдачи справок сотрудникам
- Журнал регистрации согласий на обработку персональных данных
- журнал учета медосмотров
- журнал воинского учета
✦ Используются для:
- упрощения контроля
- внутреннего аудита
- автоматизации учета
4. Для кого нужны журналы учета
Работодателю
- защита от штрафов и проверок
- доказательство соблюдения закона
- систематизация кадровых процессов
Кадровику / HR
- удобство ведения учета
- контроль сроков (отпуска, договоры)
- снижение ошибок
Государственным органам
- проверка соблюдения трудового законодательства
- анализ условий труда
5. Требования к ведению журналов (2026)
✦ Основные правила:
- нумерация страниц
- прошивка
- подпись руководителя
- ведение без исправлений
✦ Некоторые журналы:
- нельзя вести в электронном виде (например, учет трудовых книжек)
✦ Остальные:
- можно вести в электронном виде (при КЭДО)
6. Новые тенденции 2026 года
- переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО)
- унификация должностей по классификатору ОКПДТР-2025
- сокращение бумажных журналов (кроме обязательных)
7. Итог
Журналы учета - это не формальность, а обязательный элемент кадровой системы.
✔ Обязательные - по закону (трудовые книжки, охрана труда)
✔ Обязательные по практике - для проверок
✔ Дополнительные - для удобства
В 2026 году главный тренд:
➤ переход к электронному учету при сохранении обязательных бумажных журналов