Журналы учета по кадровому делопроизводству
описание
звоните нам Пн-Пт с 9 до 19,
Сб с 10 до 16
 
Главная > Нормативная документация > Журналы учета по кадровому делопроизводству

Журналы учета по кадровому делопроизводству

`
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Документов по основным вопросам кадрового делопроизводства

 

Документов по особым вопросам кадрового делопроизводства


 

Отдельных видов документов, образующихся в кадровом делопроизводстве


Документов по приему на работу

 

По воинскому учету (военно-учетный стол)

 

Документов, образующих кадровую переписку

Документов по переводу на другую работу

 

По учету бланков, печатей и штампов

 

Документов по составу работников

Документов по предоставлению отпусков

 

По учету архивных документов

 

Локальных нормативных актов по кадровой работе

Документов по командировкам

 

По учету обращений граждан

 

Документов о результатах контроля

Документов по поощрениям и наказаниям

 

По учету прочих документов

 

 

Документов по увольнению

 

 

 

 

 

Основные правила ведения журналов (книг) учета

Основополагающие акты по вопросам делопроизводства - Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству - не содержат четких правил относительно ведения журналов (книг) учета. Однако такие пра-вила предусмотрены некоторыми нормативно-правовыми актами, применяемых в определенных областях деловой активности.

Например, в соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914) применяемые предприятиями (организациями, учреждениями) журналы (книги) учета должны быть прошнурованы, а страницы - пронумерованы и скреплены печатью и подписью уполномоченного лица. Аналогичные требования содержатся и в некоторых других нормативно-правовых актах, что позволяет прочим предприятиям (организациям, учреждениям) придерживаться их при организации учетной работы по документам, в том числе в кадровом делопроизводстве.

Соблюдение перечисленных требований позволяет прежде всего надлежащим образом обеспечить доказательную силу документов, что приобретает особое значение при возникновении трудового спора и, тем более, в ходе разбирательства в суде или Государственной инспекции по труду. Это еще более значимо для учетных документов, содержащих идентификационные данные о всей совокупности документов, применяемых предприятием, включая и документы по кадрам (персоналу, личному составу).

Форма учетного документа должна быть предварительно включена в альбом форм документов предприятия. Правила оформления заголовков на титульном и оборотном листах, а в необходимых случаях и конкретные формулировки записей определяются в инструкции по делопроизводству или ином аналогичном локальном нормативном акте предприятия.

Существуют также стандартные правила ведения записей в учетных документах. Согласно этим правилам, записи ведутся аккуратно - перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Слова в составе записей пишутся полностью, за исключением тех, для которых в соответствии с правилами ведения учетных документов предусмотрены сокращения (как правило, общеупотребимые). Все вносимые в учетные документы записи нумеруются в прямом возрастающем порядке.

Исправление записей в учетных документах допускается двумя способами:

1)в учетных документах, не содержащих графы "Примечание", - внесением в следующую свободную строку формулировки "Запись под номером таким-то ошибочна", заверенной подписью лица, внесшего запись после чего (в следующую свободную строку) вносится правильная запись;

2)в учетных документах, содержащих графу "Примечание", - внесение формулировки "Запись ошибочна" в графу "Примечание" строки, содержащей неправильную запись, заверенной подписью лица, внесшего запись. Правильная запись и в этом случае вносится в следующую свободную строку.

В обоих случаях ошибочная запись не зачеркивается. Расположение записей в строке производится строго в пределах отведенных для вписывания соответствующих данных в столбцы (ячейки) строки, без пересечения ограничительных линий.

Пример оформления титульного листа журнала (книги) учета

Пример оформления титульного листа журнала (книги) учета

Пример оформления оборотного листа журнала (книги) учета

Пример оформления оборотного листа журнала (книги) учета

Сроки архивного хранения основных видов документов, образующихся в кадровом делопроизводстве

№ п/п

Документ

Срок хранения

1

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) 

Постоянно

2

Положение о защите персональных данных работников

Постоянно

3

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная установка)

Постоянно

4

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

50 лет1

5

Приходнорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

50 лет2

6

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Постоянно

7

Положение о системе обучения

Постоянно

8

Положение об аттестации работников

Постоянно

9

График отпусков

1 год

10

Трудовой договор

75 лет

11

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

Постоянно

12

Приказы о приеме на работу

75 лет

13

Приказы о переводе не другую работу

75 лет

14

Приказы об увольнении

75 лет

15

Приказы по основной деятельности

1 год4

16

Приказы о предоставлении отпусков

5 лет

17

Заявление работника о предоставлении отпуска без хранения заработной платы

5 лет

18

Личная карточка работника (форма Т-2)

75 лет

19

Трудовая книжка

До востребо­вания1

20

Договоры о полной материальной ответственности

5 лет

21

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

5 лет

22

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

75 лет

23

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

75 лет

24

Книга учетов (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

50 лет

25

Журнал регистрации командировочных удостоверений

5 лет

26

Табель учета рабочего времени

75 лет

27

График сменности

1 год

28

Журнал учета проверок инспектирующих органов

Постоянно

29

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

15 лет

30

Табели и наряды работников вредных профессий

75 лет

31

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 лет

32

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 лет

33

Переписка о назначении государственных пенсий и пособий; льготной пенсии

5 и 10 лет соответственно

34

Инструкция по охране труда по профессиям

Постоянно

35

Журналы инструктажа (ознакомления с инструкциями)

10 лет

36

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

5 лет

37

Акты о несчастных случаях

45 лет

38

Акты о расследовании профессиональных отравлений и заболеваний

45 лет

Все права защищены и охраняются законом. © 2006 - 2020 CENTRMAG
Рейтинг@Mail.ru